Согласие на обработку персональных данных для проверки: образец
Проверить человека перед наймом, сдачей квартиры или крупной сделкой — нормальная практика. Но как только вы начинаете собирать и хранить сведения о нём, вы по закону становитесь оператором персональных данных. Самое надёжное основание для такой работы — письменное согласие самого человека. Разбираем, что должно быть в документе, когда без него не обойтись, и даём образец, который можно адаптировать под свою ситуацию.
В этой статье:
Зачем брать согласие перед проверкой
Закон о персональных данных называет несколько оснований для обработки сведений о человеке, и согласие — главное из них для частных проверок. Другие основания — договор, исполнение требований закона, общедоступность данных — покрывают далеко не всё. Если вы копируете паспорт, сохраняете распечатки из реестров или передаёте ФИО в сервис проверки, лучше иметь подпись человека.
Ситуации, где согласие нужно почти всегда:
- найм — Трудовой кодекс прямо требует письменного согласия, если сведения о кандидате берут не у него самого: подробнее в статье проверка сотрудника при приёме на работу;
- сдача жилья — когда собственник оставляет себе копию паспорта жильца: см. как проверить арендатора квартиры;
- заём и сделки с физлицами — когда вы собираете досье на будущего должника или партнёра: см. проверка контрагента-физлица перед сделкой;
- кредитная история — бюро выдаст её третьему лицу только по согласию самого человека: см. можно ли узнать чужую кредитную историю.
Общий разбор того, что о человеке можно узнать без его ведома, а что нельзя, — в статье законно ли проверять человека.
Девять пунктов, без которых документ слабый
Закон о персональных данных перечисляет, из чего состоит письменное согласие, и проверяющие смотрят именно на полноту. Если чего-то не хватает, человек может заявить, что не понимал, на что соглашается, и спорить будет трудно.
| Пункт | Как это выглядит на практике |
|---|---|
| Данные того, кто подписывает | Фамилия, имя, отчество, адрес, реквизиты паспорта |
| Данные того, кто проверяет | Вы как частное лицо или ваша фирма — с адресом |
| Повод для проверки | Например, «перед подписанием договора аренды квартиры по адресу …» |
| Состав сведений | Только то, что реально нужно: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН |
| Что вы будете делать со сведениями | Получать, хранить, сверять по государственным базам, потом удалять |
| Помощник | Название сервиса, через который идёт проверка, если вы им пользуетесь |
| До какого момента действует | Дата или событие — окончание аренды, решение о найме |
| Как подписавший может передумать | Например, письменным заявлением на ваш адрес |
| Подпись и дата | От руки или электронной подписью |
Самая частая слабость — размытый повод. Фраза вроде «в любых целях, не запрещённых законом» показывает, что человеку не объяснили, зачем нужны его сведения. Привязывайте согласие к одной понятной ситуации.
Образец согласия на проверку
Ниже — шаблон, написанный простым языком. Вставьте свои сведения в квадратные скобки, а ненужные варианты вычеркните.
Согласие на проверку и обработку моих данных
Я, [фамилия, имя, отчество], паспорт [серия и номер], выдан [кем и когда], адрес регистрации: [адрес], разрешаю [ФИО или название фирмы, адрес] получить и использовать сведения обо мне на условиях ниже.
- Для чего: чтобы проверить меня до того, как мы подпишем [трудовой договор / договор аренды жилья / договор займа].
- Какие сведения: ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес регистрации.
- Что с ними можно делать: записать и хранить, сверить по открытым государственным базам — действует ли паспорт, нет ли долгов у приставов, банкротства, судебных дел, розыска, — а когда цель достигнута, удалить. Можно вести эту работу вручную и с помощью компьютерных программ.
- Проверку от имени получателя может выполнить [название сервиса и его адрес — если есть], и я разрешаю передать ему мои сведения для этого.
- Разрешение действует до [дата или событие], но не дольше [число] месяцев со дня подписи.
- Я могу отменить это разрешение, отправив письменное заявление на адрес получателя.
[Число, месяц, год] _______________ / [Фамилия, инициалы] /
Если нанимаете сотрудника, допишите отдельный пункт о разговоре с его прошлым руководителем. Если сдаёте квартиру — пункт о том, что копия паспорта хранится у вас до конца аренды.
Как оформить и где хранить
С 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельным документом. Пункт мелким шрифтом в договоре или анкете больше не подходит: человек должен видеть, что подписывает именно согласие.
Практические правила:
- один экземпляр — у вас, копию можно отдать человеку;
- электронная форма допустима, если документ подписан электронной подписью, — например, через сервис электронного документооборота;
- хранить согласие нужно всё время, пока вы обрабатываете данные, и ещё некоторое время после — оно доказывает законность проверки;
- результаты проверки не храните дольше, чем требует цель: после отказа кандидату или окончания аренды их удаляют.
Отзыв согласия
Человек вправе отозвать согласие в любой момент без объяснения причин. Получив отзыв, оператор прекращает обработку и, если нет другого законного основания, уничтожает данные — как правило, не позднее 30 дней. Как самому потребовать удаления своих сведений, — в статье как удалить свои данные из интернета.
Отзыв не отменяет того, что уже сделано законно. Если проверка прошла до отзыва, её результат остаётся правомерным, но хранить и использовать данные дальше нельзя.
Частые ошибки
- Согласие спрятано в тексте договора или анкеты.
- Цель описана общими словами, без привязки к конкретной сделке.
- Не указан срок или способ отзыва.
- Подпись поставлена за человека или «задним числом».
- Перечень данных шире, чем нужно для проверки: например, сведения о здоровье или религии.
- Нет пункта о передаче данных сервису, через который проводится проверка.
Что покажет Ревизор
Когда согласие подписано, проверку можно провести за 5 минут. По ФИО, дате рождения и паспорту Ревизор соберёт в один отчёт:
- действительность паспорта, ИНН и розыск;
- долги у приставов и налоговой, банкротство;
- судебные дела;
- ИП, связи с компаниями, реестры дисквалифицированных лиц, террористов и иноагентов.
Вопросы и ответы
Обязательно ли письменное согласие?
Для проверки третьим лицом — желательно всегда, а при найме и сборе данных у посторонних источников ТК требует именно письменную форму. Устное согласие трудно доказать.
Можно ли взять согласие в электронном виде?
Да, если документ подписан электронной подписью. Галочка в мессенджере доказательной силы почти не имеет.
Какой срок указать?
Привязывайте к цели: до окончания договора аренды, до решения о найме, до возврата займа. Бессрочное согласие для проверки не нужно.
Нужно ли согласие, чтобы посмотреть открытые реестры?
Сами реестры открыты для всех. Согласие нужно, когда вы сохраняете сведения, собираете досье или передаёте данные другим.
Что будет, если обработать данные без согласия?
Штраф по статье 13.11 КоАП. Для граждан он небольшой, для компаний — в десятки раз больше, а при утечке суммы растут многократно.
Можно ли использовать один бланк для всех случаев?
Лучше нет. Цель и перечень данных должны соответствовать конкретной ситуации — найму, аренде или займу.